Office Assistant

Functie

De maatschappij is een kenniscentrum en netwerk voor bestuurders en ondernemingen. De organisatie doet eigen wetenschappelijk onderzoek in het domein van deugdelijk bestuur (corporate governance) en biedt haar leden aan activiteiten en opleidingen rond dit thema aan

Jobomschrijving

Jouw missie
Als Office Assistant  maak je deel uit van het Empowering Team. Dit team staat in voor de administratieve- en organisatorische ondersteuning van de operationele activiteiten. Je vervult zo een belangrijke rol in de manier waarop het ‘goed bestuur’ van onze leden zich ontwikkelt in de toekomst en zorgt mee voor meer naamsbekendheid van ons bedrij in de bedrijfswereld. Als Office Assistant ben je een onmisbare draaischijf in de organisatie en krijg je een zeer gevarieerd takenpakket toevertrouwd. Je bent verantwoordelijk voor:
• onthaal: telefonisch en fysiek onthaal van onze bezoekers (leveranciers, members,
prospects);
• postverdeling: interne verdeling van inkomende – en tijdige verwerking van
uitgaande briefwisseling;
• vergaderzalen: de planning en reservatie van onze vergaderzalen, alsook de
coördinatie van alle organisatorische en logistieke aspecten van de vergaderingen;
• de orde en netheid in het kantoorgebouw;
• logistieke voorzieningen: je volgt de voorraden (economaat, keuken, sanitair,...) op
en vult deze aan indien nodig;
• kantoorindeling en inrichting: verdere inrichting, look&feel van de burelen en de
bibliotheek;
• de organisatie en administratie (A-Z) van alle activiteiten die plaatsvinden in onze
“Home of Governance’;
• de follow-up van verscheidene email-boxen, alsook het beheer van het ‘first aid
member forum.’
Je biedt administratieve en/of logistieke ondersteuning bij:
• de organisatie van events & activiteiten (inclusief het fysieke onthaal);
• de boekhoudkundige taken (vb.: goedkeuring & verwerking aankoopfacturen,
voorbereiding betalingsdossiers, verstrekken van boekhoudkundige informatie,
toezicht op betalingen en aanmaningen);

Jouw profiel

Jouw competenties
• Service minded, organisatorisch sterk en oplossinggerichtheid typeren jou!
• Je hebt zeer goede kennis van het Nederlands en het Frans, alsook goede kennis van het Engels.
• Computervaardigheid (MS Office Tools) is een must.
• Je hebt sterk ontwikkelde communicatieve en sociale vaardigheden.
• Je kan zeer goed zelfstandig werken en bent proactief.
• Je bent een efficiënte ‘multitasker’ en stressbestendig.
• Je werkt zeer nauwkeuring en accuraat.
• Het managen van diverse taken in combinatie met de housekeeping van onze Home
of Governance geeft jou energie!

Aanbod

Ons aanbod
• Een bedrijfscultuur waar samenwerken en het spontaan uitwisselen en overdragen
van kennis en informatie vanzelfsprekend zijn.
• Een boeiende en veelzijdige rol in een professionele omgeving met een sterke link
naar de bedrijfswereld
• Vaste werkplek in centrum Brusse l (makkelijk bereikbaar met openbaar vervoer)
• Een marktconforme verloning , aangevuld met een uitgebreid pakke t aan extralegale voordelen